Calcular ventas en Excel: estas opciones están disponibles

¿Cómo puedo calcular las ventas en Excel, idealmente aún seleccionadas según criterios como la ciudad, una sucursal o el mes de ventas? Mostramos las posibilidades.

Para ilustrarle mejor las funciones, hemos creado dos situaciones de inicio de ejemplo. En un ejemplo, calculamos la facturación en base a un solo criterio (la ciudad), en el otro ejemplo en base a dos (sucursal y mes).

Nuestras tablas de ejemplo son probablemente mucho más simples que las tablas que probablemente usará. Pero eso no importa, simplemente puede transferir las funciones a su caso.

Excel: calcule los ingresos en función de un criterio

A continuación se muestra la primera tabla de salida. Esto muestra todas las ventas de enero a diciembre en nuestras cinco sucursales ficticias en cinco ciudades.

Nuestro objetivo es determinar las ventas pa (ventas anuales) de todas las ciudades. En este ejemplo, queremos mostrar esto en la celda C3. Si cambia el nombre de la ciudad en la celda C2, quiere que las ventas en C3 cambien automáticamente para reflejar la ciudad.

Combinando las dos funciones de Excel “ =SUMA() ” y “ =IF() ” en una sola función, el cálculo de la facturación es posible en un solo paso. Esto es especialmente útil cuando no puede usar la función SUMAR.SI.CONJUNTO , quizás porque los datos no están organizados de manera ideal, como en nuestro ejemplo.

sintaxis

General: 
=SUMA(IF(RANGO=CRITERIO DE BÚSQUEDA;[SUMA_RANGO]))

Para nuestro ejemplo:
=SUMA(SI(B6:F6=C2;B7:F18))

Explicación de la función:

• =SUMA() : como su nombre indica, la función de suma calcula la suma de los valores especificados entre paréntesis. Como necesitamos una suma condicional en este caso, necesitamos combinar esta función con la función if:
• IF() : Necesitamos la función if porque tenemos una condición (la ciudad). Entonces usamos la fórmula "B6:F6=C2" para verificar si el valor contenido en la celda C2 (por ejemplo, Stuttgart) está contenido en el rango de celdas B6 a F6.
  Para la celda en la que la condición es verdadera, se suman los valores correspondientes (ventas mensuales).
• ÁREA = CRITERIO DE BÚSQUEDA : Aquí ingresa la condición que desea verificar. Entonces, en este ejemplo, Excel verifica las columnas B a F (B6 a F6) en busca de valores que coincidan con el valor en la celda C2.
• [SUM_RANGE] : Aquí ingresa el rango cuyos valores se van a sumar.

Ejemplo de cálculo

Siga las instrucciones a continuación para calcular su facturación según un criterio utilizando una función en Excel:

Paso 1: haga clic en la celda de destino donde desea obtener el resultado. Escriba el nombre de la primera función " =SUM( ". Luego escriba el nombre de la función " IF( " entre los corchetes abiertos. Luego haga clic en la celda que contiene el rango , es decir, los nombres de las ciudades . Escriba el signo igual " = ” y luego seleccione la celda que contiene el criterio de búsqueda (celda C2), luego use un punto y coma para separar el tercer argumento, que es el rango desde el cual calcular la suma.

Paso 2: Cierre ambos corchetes de las dos funciones y confirme su entrada con " Enter ".

Paso 3: ahora puede ingresar el nombre de cualquier ciudad en la celda objetivo, en este ejemplo, la celda C3. Excel mostrará automáticamente los ingresos anuales correspondientes.

Excel: calcule los ingresos en función de varios criterios

Para el siguiente ejemplo modificamos la tabla. Esto ahora está estructurado de manera diferente y también proporciona dos criterios. Una vez la sucursal (hay 3 sucursales - A, B y C) y por otro lado el mes (enero a abril).

El objetivo es que la facturación se muestre automáticamente en la celda C19, según los criterios que se ingresen en la celda A19 (sucursal) y la celda B19 (mes).

Para ello utilizamos la función SUMMEIFS ( documentación completa en Microsoft ). Por lo tanto, puede especificar varias condiciones para el cálculo. Esta función solo está disponible desde Excel 2007.

Sintaxis

General:
=SUMWORKS(SUMA_ÁREA;GAMA_CRITERIOS1;CRITERIO1;[RANGO_DE_CRITERIOS2];[CRITERIO2];[...])

Para nuestro ejemplo:
=SUMWORKS(A4:A16;B4:B16;A19;C4:C16;B19)

Explicación de la función:

• =SUMAR.SI.CONJUNTO() : Con esta función puede especificar qué celdas debe usar Excel para el cálculo de la suma.
• SUM_RANGE : Excel toma los valores de este rango para formar la suma.
• CRITERIA_AREA1 : Introduzca el área en la que Excel debe buscar el primer criterio.
• CRITERIOS1 : Excel busca este criterio en CRITERIOS_AREA1.
• [CRITERIOS_AREA2] : Introduzca el área en la que Excel debe buscar el segundo criterio.
• [CRITERIOS2] : Excel busca este criterio en CRITERIA_AREA2.
• … : Si ha proporcionado más de dos criterios, introdúzcalos de la misma forma que los dos primeros criterios. En total, puede incluir hasta 127 criterios con los rangos de criterios asociados en la función.

Es bueno saber
Toda la información a partir del segundo criterio en adelante es opcional (los corchetes también indican esto). También puede usar la función si solo desea filtrar un criterio.

Ejemplo de cálculo

Y así es como puedes calcular las ventas en Excel paso a paso.

Paso 1: Haga clic en la celda de destino e ingrese la función " = SUMAR.SI.CONJUNTO ( "). Entre paréntesis, ingrese los valores como se describe arriba. Primero el SUMMARY_RANGE , es decir, el rango del cual desea los valores de acuerdo con los criterios Luego CRITERIA_AREA1 , CRITERIA1 , CRITERIA_AREA2 , CRITERIA2 , etc. Siempre separe los valores entre paréntesis con punto y coma .

Paso 2: Cuando haya ingresado todos los valores dentro de los corchetes, cierre los corchetes y confirme su entrada con " Enter ".

Ahora puede ingresar diferentes condiciones en las celdas A19 y B19 y Excel calculará automáticamente las ventas de acuerdo con estos criterios.

Una nota final:
las funciones presentadas aquí no solo son útiles para calcular las ventas, sino que también se pueden usar para numerosos proyectos de cálculo. Por ejemplo, para contar alimentos individuales de grupos de alimentos o para calcular la cantidad de facturas abiertas seleccionadas por estado de pago y cliente. La aplicación de la función es siempre la misma.

Finalmente, si tiene una versión anterior de Excel, debe usar la función SUMAR.SI.CONJUNTO anterior en lugar de la función SUMAR.SI.CONJUNTO. Esto funciona de manera similar, pero acepta un máximo de una condición.