EDI: Alta eficiencia en el tráfico de datos

El término EDI significa "Intercambio electrónico de datos" o en alemán "Intercambio electrónico de datos". Describe el intercambio de documentos comerciales electrónicos como facturas, albaranes, pedidos, etc.

¿Por qué existe EDI?

Aunque cada día se intercambian millones de documentos electrónicos, EDI ofrece una serie de características especiales.

Esencialmente, estos sirven para crear formatos uniformes, ahorrar espacio de almacenamiento, optimizar datos y reducir errores.

El formato de intercambio electrónico de datos existe desde la década de 1960, cuando los datos todavía se transmitían principalmente por teléfono o télex. La idea básica era agilizar y optimizar procedimientos como los procesos de cotización y pedidos entre empresas de tal manera que fuera necesaria la menor intervención manual posible.

Ejemplo: proceso de pedido automático

Pero, ¿qué significa eso específicamente? Con EDI, por ejemplo, se pueden implementar procesos de pedido totalmente automatizados. Si el stock de un componente en el almacén de la empresa A está por debajo de un determinado valor objetivo, puede realizar un pedido precisamente de este componente en la empresa B a través de la interfaz EDI, de forma totalmente automática. A continuación, el pedido aparece directamente en el sistema ERP de la empresa B en forma de archivo EDI y puede procesarse allí.

Después del procesamiento, la factura se envía de vuelta a la empresa A por la misma ruta , donde se registra en el sistema ERP local y se paga directamente mediante una orden de pago. Esto da como resultado un inmenso ahorro de tiempo y esfuerzo para ambas partes.

Flujo de trabajo EDI (representación esquemática)

Otra ventaja es que las tasas de errores provocados por el hombre, como entradas múltiples, etc., se reducen al mínimo.

El intercambio de datos

El intercambio electrónico de datos se procesa a través de los archivos EDI correspondientes.

Ejemplo de un archivo EDI

Veamos esto en la práctica. Dicho archivo podría estructurarse de la siguiente manera (aquí están las primeras líneas):

Archivo EDI

Este archivo fue construido de acuerdo con el estándar UN/EDIFACT. Esto especifica, por ejemplo, que la abreviatura UNH va seguida del encabezado del mensaje . DTM contiene la fecha, etc.

Documento estándar para empresas.

Sin embargo, un archivo EDI en sí mismo no designa un estándar. Tal archivo puede considerarse más como un contenedor para diferentes estándares.

Si dos empresas quieren procesar su intercambio de datos parcial o totalmente automatizado, necesitan un denominador común en el universo EDI: en este caso, un documento estándar. Los proveedores externos neutrales o las asociaciones de la industria, como CEFACT de la ONU , que se establecieron específicamente para este propósito, son útiles en este sentido .

El intercambio de dichos documentos también debe tener lugar sin tener que tener en cuenta los diferentes ERP o sistemas de gestión de mercancías de los socios de cooperación individuales.

Registros EDI

Para hacer esto, los documentos de los sistemas ERP individuales primero se transfieren al formato definido conjuntamente y luego se intercambian. Los protocolos de transmisión como OFTP u OFPT2 se utilizan para intercambiar datos . Ejemplos de protocolos comunes son los siguientes:

• ANSI X.12 (estándar de EE. UU.)
• AS2
• AS4
• FTP, FTPS, SFTP
• HTTP, HTTPS
• OFTP
• OFTP2
• X.400

Los datos pueden transmitirse directamente (punto a punto) oa través de los denominados proveedores de servicios VAN (red de valor añadido). Con este último, los datos o mensajes se distribuyen a través de proveedores externos. Por lo tanto, se hacen cargo de la distribución a todos los destinatarios en lugar de la propia empresa.

Conclusión: EDI

En pocas palabras, con EDI se establece una conexión, los documentos se convierten al formato definido y luego se transmiten o comunican.

El intercambio electrónico de datos ahorra mucho trabajo a las empresas y ayuda a reducir los errores. Sin embargo, depende de los estándares utilizados si la comunicación entre los involucrados funciona y qué tan bien funciona.