¿Cómo puedo vincular un archivo PDF en Excel?

En la actualidad, una de las herramientas más utilizadas en el ámbito empresarial es Microsoft Excel. A través de esta aplicación, se pueden realizar numerosas tareas relacionadas con la gestión de datos y la elaboración de informes y estadísticas. No obstante, muchas veces es necesario vincular archivos externos a la hoja de cálculo para poder completar la información requerida.

En este artículo, le mostraremos cómo vincular un archivo PDF en Excel. Puede vincular un PDF simplemente como texto o en una imagen, mostrar el PDF en Excel con Adobe Acrobat Reader o, si solo necesita una sección del PDF, importarlo a Excel.

Vincular un archivo PDF en Excel tiene sentido sobre todo si desea que las referencias, las fuentes o más información sobre el contenido de su hoja de trabajo sea fácilmente accesible. Veamos las diferentes formas para que puedas elegir la mejor opción para tu proyecto.

Vincular PDF a Excel

Uno de los tipos de archivo que se suelen vincular a Excel son los archivos PDF. Estos documentos, que se caracterizan por ser inalterables y portátiles, pueden contener información esencial para la elaboración de informes o presentaciones. En este sentido, vincular un archivo PDF a Excel puede resultar muy útil para tener toda la información centralizada en un solo lugar y agilizar el proceso de análisis y toma de decisiones.

Para hacerlo, existen diferentes métodos. Uno de ellos consiste en utilizar la función "Insertar objeto" que se encuentra dentro del menú "Insertar". Al seleccionar esta opción, se abrirá un cuadro de diálogo en el que se deberá elegir la opción "Crear desde archivo" y luego buscar el archivo PDF que se desea vincular. Una vez seleccionado, se podrá elegir entre vincularlo como un "archivo vínculo" o como un "archivo incrustado".

Si se selecciona la opción "archivo vínculo", se creará un enlace entre la hoja de cálculo y el archivo PDF original. De esta manera, cualquier modificación realizada en el archivo PDF se reflejará automáticamente en la hoja de cálculo de Excel. Por otro lado, si se selecciona la opción "archivo incrustado", el archivo PDF se insertará directamente en la hoja de cálculo y no habrá un enlace entre ambas.

Otro método para vincular un archivo PDF a Excel es utilizar la función "Hipervínculo". Para ello, se deberá seleccionar el texto o la imagen que se utilizará como hipervínculo y luego hacer clic con el botón derecho del mouse. En el menú emergente, se deberá seleccionar la opción "Hipervínculo" y luego buscar el archivo PDF que se desea vincular.

Enlace como letras

Cómo vincular un PDF en Excel como lettering:

Paso 1: Vaya a la pestaña " Insertar " de su documento de Excel.

Paso 2: Haga clic en el botón " Enlace " en la cinta superior.

Paso 3: seleccione " Insertar enlace " de la lista desplegable para elegir un archivo PDF de sus propios archivos.

Paso 4: Se abre el cuadro de diálogo " Insertar enlace ". Haga clic en el icono de la carpeta pequeña para acceder a sus archivos locales.

Paso 5: Luego será dirigido a la ventana desde la cual puede seleccionar su archivo. Atención: Es posible que al principio no vea sus archivos PDF. Debe seleccionar la opción " Todos los archivos " para obtener acceso completo a todo tipo de documentos.

Paso 6: Cuando hayas seleccionado el documento que buscas, confirma con “ OK ” para que Excel pueda insertar el archivo PDF.

Enlace como icono

Para vincular un PDF en Excel como un icono:

Paso 1: Vaya a la pestaña " Insertar " de su cinta superior de Excel.

Paso 2: Haga clic en el botón " Texto " y luego seleccione " Objeto " en el submenú.

Paso 3: Aparece la ventana "Objeto", en la que puede seleccionar su PDF de sus archivos locales en la pestaña " Crear desde archivo ". Tienes que hacer clic en " Examinar " para esto.

Paso 4: Una vez que haya seleccionado el PDF, active la casilla “ Como icono ”, si es necesario, según el tipo de presentación del PDF que prefiera en Excel. La siguiente figura muestra los diferentes tipos de representación. Enmarcado en púrpura, verá el resultado cuando el PDF se muestra como un icono y enmarcado en verde es el resultado sin marcar la casilla "Como icono".

Vincular PDF a imagen en Excel

Para vincular un archivo PDF a una imagen en Excel, primero haga clic en la imagen con el botón izquierdo del mouse. Aparecerá entonces un menú desplegable desde el que seleccionas la opción “ Enlace ”. Los pasos posteriores son los mismos que el proceso descrito anteriormente en el escenario " Enlace como letras " descrito primero. Repita desde el paso 3 para vincular un archivo PDF en su imagen.

Insertar PDF en Excel

Para insertar un PDF en Excel, también puede utilizar la versión gratuita de Adobe Acrobat Reader . Asi es como funciona:

Paso 1: Vaya a la pestaña " Insertar " de su cinta superior de Excel.

Paso 2: Haga clic en el botón " Texto " y luego seleccione " Objeto " en el submenú.

Paso 3: Aparece la ventana "Objeto", en la que selecciona el tipo de objeto "Documento de Adobe Acrobat" en la pestaña "Crear nuevo".

Paso 4: Haga clic en " Aceptar " para permitir que Excel lo redirija a la ventana " Examinar ". Aquí puede seleccionar el PDF que desea insertar desde sus archivos locales.

Paso 5: Cuando haya seleccionado el PDF correcto, haga clic en " Insertar " para permitir que Excel ejecute su selección.

Importar datos de PDF a Excel

Tal vez no necesite todo el archivo PDF vinculado en su Excel, sino solo una sección, como una tabla que contiene. Esto sucede a menudo cuando desea integrar un informe financiero o un extracto de cuenta del PDF en Excel, por ejemplo. Convenientemente, Excel ofrece varias funciones con las que puede integrar contenido externo en una hoja de trabajo. Importar contenido de un PDF también es fácil si sabe cómo funciona:

Paso 1: Vaya a la pestaña " Datos " en la cinta superior de Excel.

Paso 2: luego haga clic en el botón " Recuperar datos " en la barra de menú.

Paso 3: Aparecerá una lista de opciones de las cuales seleccionas “ Desde archivo ”.

Paso 4: En el menú desplegable que aparece, selecciona la opción “ Desde PDF ”.

Paso 5: Luego será redirigido al cuadro de diálogo " Importar datos " donde puede seleccionar el PDF requerido de sus archivos locales.

Paso 6: Excel probablemente tardará un momento en cargar el PDF seleccionado. A continuación, aparece la ventana “ Navegador ” en la que puede seleccionar la sección del archivo PDF. A la izquierda de la imagen, puede seleccionar de las tablas en su PDF. Puede ver una vista previa de esto en la ventana de la derecha.

Paso 7: Confirme su selección con " Cargar " para que Excel importe la tabla a la hoja de cálculo.